河南省人民政府关于发布《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的通知
河南省人民政府关于发布《河南省国家行政机关公文处理实施办法》的通知
现发布《河南省国家行政机关公文处理实施办法》,自2002年1月1日起施行。1999年7月21日河南省人民政府办公厅印发的《河南省人民政府公文处理办法》(豫政办〔1999〕42号)同时废止。
河南省国家行政机关公文处理实施办法
第一章 总 则
第一条 为使全省国家行政机关(以下简称行政机关)的公文处理工作规范化、制度化、科学化,提高公文处理工作的质量和效率,根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》),制定本实施办法。
第二条 行政机关的公文(包括电报,下同),是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书,是依法行政和进行公务活动的重要工具。
第三条 公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
第四条 公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则,严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定,做到及时、准确、安全。
第五条 各级行政机关的负责人应当高度重视公文处理工作,模范遵守《办法》和本实施办法,加强对本机关公文处理工作的领导和检查。
第六条 各级行政机关的办公厅(室)是公文处理的管理机构,主管本机关的公文处理工作并指导下级机关的公文处理工作。
第七条 各级行政机关的办公厅(室)应当设立文秘部门或者配备专职人员负责公文处理工作。
第二章 公文种类第八条 行政机关的公文种类主要有:(一)命令(令)适用于依照有关法律、行政法规公布规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
(二)决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
(三)公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
(四)通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
(五)通知
适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员。
(六)通报
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况。
(七)议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
(八)报告
适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问。
(九)请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(十)批复
适用于答复下级机关的请示事项。
(十一)意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
(十二)函
适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项。
(十三)会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第九条 命令、决定和通报三个文种都可适用于奖励。各级行政机关应当依据法律的规定和职权,根据奖励的性质、种类、级别、公示范围等具体情况,选择使用相应文种。
第十条 意见文种可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理。上级机关应当对下级机关报送的意见作出处理或给予答复。作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行。无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。
第三章 公文格式
第十一条 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。
(一)涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限,秘密等级与保密期限并排,之间用“★”隔开;如有具体保密期限应当明确标注,凡未标明或者未通知保密期限的国家秘密事项,其保密期限按照绝密级事项30年、机密级事项20年、秘密级事项10年认定。“绝密”、“机密”级公文应当标明份数序号。
(二)紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当根据紧急程度分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
(三)发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称;行政机关联合行文,主办机关排列在前。
(四)发文字号应当包括机关代字、年份、序号。年份、序号用阿拉伯数字标识。行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号;与其他机关联合行文,原则上应当使用排列在前机关的发文字号,也可以协商确定,但只能标注一个机关的发文字号。
(五)上行文应当注明签发人、会签人姓名。联合上报的公文,主办机关签发人姓名排列在前,其他机关签发人姓名在主办机关签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列。“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
(六)公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类,一般应当标明发文机关。公文标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
(七)主送机关指公文的主要受理机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(八)公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。附件序号使用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。
(九)公文除“会议纪要”和电报外,应当加盖印章。联合上报的公文,由主办机关加盖印章;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应当调整行距、字距,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法。
(十)成文日期以本机关负责人签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(十一)公文附注指需要说明的其他事项。公文如有附注,应当加圆括号标注。
(十二)公文应当标注主题词。上行文按照上级机关的要求标注主题词。
(十三)抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称、统称。
(十四)印发机关和印发日期。印发机关统称机关办公厅(室)或文秘部门,印发日期以公文付印日期为准,用阿拉伯数字标识。(十五)文字从左至右横写、横排,应当使用规定的字体和字号。
第十二条 公文中各组成部分的标识规则,参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。
第十三条 公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm),每页22行,每行28字。左侧装订。张贴的公文用纸大小,根据实际需要确定。
第四章 行文规则
第十四条 行文应当确有必要,注重实效。
第十五条 行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告。
第十六条 下级机关应当向直接上级机关请示、报告。因特殊情况必须越级请示、报告的,应当抄送被越过的上级机关,并注明理由。向下级机关的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。
第十七条 向上级机关报送公文,内容应当为需要报告的重大事项、上级机关要求报告办理情况的事项、须经上级机关审批或者决定的事项。
各部门需要请示政府的事项,应当抓紧做好前期工作及时上报,给政府留出研究、决策的时间:一般事项不得少于2周,紧急事项不得少于5个工作日;特别紧急的事项,需要在5个工作日以内批复的,除突发事件以及法律、法规等另有规定或领导同志另有交待的事项外,必须在文中说明紧急原因及在本单位的办理过程。
第十八条 属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文。确有必要和有关部门联合行文的,应当明确主办部门。须政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意。
第十九条 属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理。
第二十条 政府各部门依据职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文。
政府各部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文;如需行文,应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。因特殊情况确需向下一级政府正式行文的,应当报经本级政府批准,并在文中注明经政府同意。
第二十一条 政府部门内设机构除办公厅(室)外,不得对外正式行文。部门内设机构不得向本部门以外的其他机关制发政策性和规范性文件,不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项;与相应的其他机关联系工作确需行文,应当以函的形式行文。
第二十二条 同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。
第二十三条 行政机关联合行文,主办机关排列在前、首先签署意见,协办机关依次会签;一般不使用复印件会签。行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文,按照党、政、军、群的顺序排列。
第二十四条 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销。
第二十五条 “请示”应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关,也不得抄送个人。
“报告”不得夹带请示事项。
第二十六条 除上级机关负责人直接交办的事项和需要直接报送上级机关负责人的绝密事项以及少数特别紧急的涉外事项、重大突发事件外,不得以机关名义或机关负责人的名义向上级机关负责人直接报送“请示”、“意见”和“报告”;也不得将需要审批的公文以内部签报、白头信函等形式代替需要上级机关审批的公文报送上级机关和上级机关负责人。
第二十七条 受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关。
第二十八条 不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门请求批准,或者有关主管部门向来文机关答复请求批准的事项,应当使用“函”,不得使用“请示”或“批复”。
第二十九条 发文要坚持少而精的原则,既要提高质量,又要控制数量。(一)凡是可以用电话、协商、原件批回等方式解决的问题,不发公文。
(二)凡是可以用政府办公厅(室)公文解决的问题,不发政府公文;可以用便函解决的问题,不发正式公文;可以用电子公文解决的问题,不发纸质公文。
(三)属部门职权范围内的事务,不以政府或政府办公厅(室)名义行文或者批转、转发。
(四)除有特别规定的外,涉及人、财、物等具体业务问题的,可以直接向有关主管部门行文,不必经政府转办。
(五)各部门的工作会议纪要、情况报告、调查报告、工作部署等,一般不以政府或政府办公厅(室)名义批转或者转发。重要的,经请示政府负责人同意,可在文中注明“经政府同意”或者“经政府负责人同意”,仍由部门发文。
(六)上级的公文,如需各地、各部门贯彻执行的,一律将原件翻印下发;确需本级、本部门发文的,必须结合实际提出切实可行的贯彻意见。
第五章 发文办理
第三十条 发文办理指以本机关名义制发公文的过程,包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。
第三十一条 草拟公文应当做到:
(一)符合法律、法规、规章及其他有关规定,注意政策的纵向连续性和横向一致性。提出新的政策、规定,要切实可行并加以说明。
(二)情况确实,观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,直述不曲,字词规范,标点正确,篇幅力求简短。
(三)公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
(四)拟制紧急公文,应当体现紧急的原因,并根据实际需要确定紧急程度。
(五)人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题,后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
(六)结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1.”,第四层为“(1)”。
(七)应当使用国家法定计量单位。
(八)公文使用非规范化简称,应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式,应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
(九)公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
(十)拟制公文,应当依照《国家秘密及其密级具体范围的规定》确定是否属于国家秘密。若不属于国家秘密,应当在拟文稿纸上注明“非密”;若属于国家秘密,则要拟定密级、保密期限,并标明定密依据的文号和条款。
第三十二条 拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,协办部门要积极配合,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定。
部门之间征求意见或会签文件时,除主办部门另有时限要求的以外,协办部门一般应当在7个工作日内予以回复。如因特殊情况不能按期回复,协办部门应当提前主动与主办部门沟通并商定回复时限及方式,否则视为失职。主办部门可以视其为没有不同意见,并据此继续办理有关公文;需要报送政府的公文应当在报送的公文中说明有关情况。
第三十三条 公文送负责人签发前,应当由办公厅(室)进行审核。审核的重点是:是否确需行文,涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签,行文方式是否妥当,是否符合《办法》及本实施办法规定的公文种类、公文格式、行文规则和拟制公文的有关要求。
第三十四条 以本机关名义制发的上行文,由主要负责人(指行政机关的正职或者主持工作的负责人)签发;以本机关名义制发的下行文或平行文,由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
第三十五条 公文正式印制前,文秘部门应当进行复核。复核的重点是:审批、签发手续是否完备,附件材料是否齐全,公文格式是否统一、规范等。经复核需要对文稿进行实质性修改的,应按程序复审。
第三十六条 各级行政机关应当按照上级机关规定的份数报送公文。
第六章 收文办理
第三十七条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
第三十八条 收到下级机关上报的需要办理的公文,文秘部门应当进行审核。审核的重点是:是否应由本机关办理;是否符合行文规则;内容是否符合法律、法规、规章及其他有关规定;涉及其他部门或地方职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
第三十九条 经审核,对符合《办法》和本实施办法的公文,文秘部门或专职人员应当及时登记、分类,并提出分办或拟办意见送有关负责人批示或转有关部门办理。需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文,应当明确办理时限。对不符合规定的公文,经办公厅(室)负责人批准后,可以退回呈报单位并说明理由。
第四十条 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的文秘部门并说明理由。
第四十一条 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请上级机关协调或裁定。
第四十二条 公文运转由文秘部门负责,来文单位人员不得持件运转。凡送请负责人阅示、审批和送请有关部门办理的公文,有关人员均应严格登记,各个环节都应在保证质量的前提下抓紧办理,做到一般文件及时办理,急件随到随办,特急件专人限时办理。送批公文,如有关负责人外出,一般可隔过下传或者送代管负责人审批;不能隔过下传或者代批的,视时间要求分别采取等待或者专程送批的办法。
第四十三条 送负责人批示或者交有关部门办理的公文,文秘部门要负责催办,做到紧急公文跟踪催办,重要公文重点催办,一般公文定期催办。
政府办公厅(室)转有关部门办理的公文,凡明确提出时限要求的,各部门在办理时,对属于本部门职权范围内的事项,应当在规定的时限内办理完毕;对属于需要政府审批的事项,应当在规定的时限内予以回复,并将办理结果连同交办的原件一并报政府办公厅(室)。确因特殊情况不能按时办结回复的,应当在回复时限内以书面形式向政府办公厅(室)说明理由。对政府办公厅(室)未明确提出办理时限要求的,各部门也应本着认真负责的精神,尽快办理。
第四十四条 呈送公文,应当按照领导同志分工确定主批人,并送其他审批人阅知,以明确责任,提高工作效率。
报负责人批示的公文,负责人应当及时批示。审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。
第四十五条 受理请示、报告,应当及时答复办理结果。受理并已办结的请示、报告,除正式行文批复或者转发外,由文秘部门根据负责人的意见或者办文情况分别通过面谈、电话、便函等方式给予答复。答复内容仅限于结论性意见。任何人不得在公文上随便批注负责人的批示、意见,不得随便向外透露批示的原文和公文的详细办理情况。对负责人的批示,未经批准不得复印外传。已办结的公文,由文秘部门通知报文单位及时取回或转交有关部门。各地、各部门均不得直接从政府领导或办公厅(室)其他处(科)室取走公文。
查询公文办理情况,报文单位应当派人持介绍信到文秘部门联系,不得直接向负责人查询、催办。
第七章 公文归档
第四十六条 公文办理完毕后,应当根据《中华人民共和国档案法》和其他有关规定,及时整理(立卷)、归档。个人不得保存应当归档的公文。
第四十七条 归档范围内的公文,应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理(立卷),要保证归档公文的齐全、完整,能正确反映本机关的主要工作情况,便于保管和利用。本机关收发的公文、会议文件及音像制品、出版物、反映本机关重要活动的有关材料等,具有保存查考价值的,均需整理(立卷)。
第四十八条 联合办理的公文,原件由主办机关整理(立卷)、归档,其他机关保存复制件或其他形式的公文副本。
第四十九条 本机关负责人兼任其他机关职务,在履行所兼职务职责过程中形成的公文,由其兼职机关整理(立卷)、归档。
第五十条 归档范围内的公文应当确定保管期限,按照有关规定定期向档案部门移交。
第五十一条 拟制、修改和签批公文,书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。
第八章 公文管理
第五十二条 公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。
第五十三条 文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。
第五十四条 上级机关的公文,除绝密级和注明不准翻印的以外,下一级机关经负责人或者办公厅(室)主任批准,可以翻印、复制。翻印时,应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。复印时,应当加盖复印机关证明章,视同正式公文管理。密码电报不得翻印、复制,不得密电明复,不得明电密电混用。
第五十五条 公开发布行政机关公文,必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文,同发文机关正式印发的公文具有同等效力。
第五十六条 传递、管理秘密公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,应当安装加密装置。绝密级公文不得使用计算机、传真机传输。
第五十七条 公文被撤销,视作自始不产生效力;公文被废止,视作自废止之日起不产生效力。
第五十八条 机关合并时,全部公文应当随之合并管理。机关撤销时,需要归档的公文整理(立卷)后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时,应当将个人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第五十九条 不具备归档和存查价值的公文,应当经过鉴别并经办公厅(室)负责人批准,定期销毁。
第六十条 销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销,保证不丢失、不漏销。其中,销毁绝密公文(含密码电报)应当进行登记。
第六十一条 密码电报的使用和管理,按照有关规定执行。
第九章 附 则
第六十二条 规章方面的公文,依照有关规定处理。
第六十三条 公文处理中涉及电子文件的有关规定另行制定。统一规定发布之前,各级行政机关可以制定本机关或者本地区、本系统的试行规定。
第六十四条 各级行政机关的办公厅(室)对上级机关和本机关下发公文的贯彻落实情况应当进行督促检查并建立督查制度。
第六十五条 本实施办法执行中的具体问题,由省政府办公厅负责解释。
第六十六条 本实施办法自2002年1月1日起施行。河南省人民政府办公厅1999年7月21日印发的《河南省人民政府公文处理办法》(豫政办〔1999〕42号)同时废止。
2001-12-26